Tất cả những điều bạn cần biết về Thư giới thiệu (LOR)

Nếu bạn đang trong quá trình tìm kiếm học bổng du học hoặc đã đọc bài viết Kinh nghiệm săn học bổng chính phủ của Scholarship EZ, có lẽ bạn đã khá quen thuộc với các thành phần cần chuẩn bị trong bộ hồ sơ săn học bổng. Trong bài viết này, Scholarship EZ sẽ chia sẻ cụ thể về kinh nghiệm xin và cách viết Letter of Recommendation (Thư giới thiệu), một trong những thành phần đặc biệt quan trọng nếu bạn mong muốn giành những học bổng danh giá.

Tìm hiểu thêm: Cách viết Statement of Purpose trong 8 bước!

Thư giới thiệu là gì?

Thư giới thiệu (Recommendation Letter hay LOR) là một thành phần quan trọng trong bộ hồ sơ học bổng của nhiều chương trình và trường học. Không chỉ là một điều kiện cần phải thực hiện, Recommendation Letter đóng vai trò là sự chứng thực mạnh mẽ cho khả năng, thành tích, phẩm chất và tiềm năng phát triển của ứng viên, được viết từ góc nhìn khách quan của một người thứ ba – Người giới thiệu.

Trên thực tế, bạn có thể gặp yêu cầu về Thư giới thiệu trong rất nhiều trường hợp, từ việc nộp hồ sơ du học, săn học bổng tới apply cho một vị trí cao hơn trong tổ chức hoặc cho một công việc. Vì vậy, việc nắm được cách viết Recommendation Letter là kỹ năng cần thiết để mở ra cơ hội sau này của bạn.

Thông thường bạn sẽ được yêu cầu cung cấp khoảng 2 lá thư giới thiệu, một số chương trình như Học bổng chính phủ Fulbright sẽ yêu cầu ba. 

Vai trò của Thư giới thiệu trong bộ hồ sơ của bạn

Thư giới thiệu là sự chứng thực mạnh mẽ, khách quan về khả năng của một sinh viên, từ phẩm chất cá nhân, kết quả học tập tới niềm tin về khả năng phát triển trong tương lai của họ. Những lá thư giới thiệu ấn tượng và tâm huyết có thể cung cấp góc nhìn đa chiều về ứng viên (a multi-dimensional person) khiến người được giới thiệu trở nên nổi bật, sống động và vượt qua những ứng cử viên khác để tạo được ấn tượng cho Hội đồng xét tuyển.

Bên cạnh việc mang đến góc nhìn khách quan và làm nổi bật những đặc điểm ấn tượng của ứng viên (như khả năng học hỏi, kỹ năng lãnh đạo và truyền cảm hứng,…), recommendation letter còn cung cấp thêm bằng chứng và góp phần trả lời cho câu hỏi quan trọng: Tại sao ứng viên này đủ điều kiện, phù hợp với học bổng, với trường và xứng đáng được nhận cơ hội này? 

Cách có những lá thư giới thiệu giá trị

Đầu tiên, xác định yêu cầu và mục đích

Nhiều trường đại học và chương trình học bổng sẽ có những yêu cầu khác nhau đối với thư giới thiệu của bạn. Một số trường quan tâm tới LOR từ những giảng viên, nhà nghiên cứu hoặc những chuyên gia có uy tín trong một lĩnh vực nhất định. Một số khác, ví dụ các chương trình MBA, sẽ yêu cầu cung cấp thư giới thiệu từ những nơi làm việc trước của bạn.

Đối với mỗi trường hợp, bạn nên nghiên cứu xem lá thư này được yêu cầu với mục đích gì? (Ví dụ: đánh giá khả năng phát triển trong lĩnh vực, năng lực lãnh đạo, khả năng làm việc nhóm và kỹ năng xã hội,…) Từ phân tích trên, bạn xây dựng lên chiến lược cho những lá thư, và lưu ý về sự liên quan giữa những lá thư giới thiệu và bộ hồ sơ của bạn.

Thứ hai, chủ động tìm kiếm, liên lạc và trao đổi

Sau khi có chiến lược nội dung của LOR, bạn cần tìm kiếm và liên lạc với những người có thể cung cấp thư giới thiệu cho bạn. Họ có thể là giảng viên, giáo sư trưởng khoa tại trường, người hướng dẫn luận án tốt nghiệp, chuyên gia trong lĩnh vực hoặc là sếp tại nơi bạn đã/ đang làm việc.

Các yếu tố quan trọng để chọn Người giới thiệu

• Họ phải là người hiểu bạn, có khoảng thời gian tiếp xúc đủ để có thể đánh giá được chính xác tính cách và năng lực của mình.

• Những người có cấp bậc, học hàm cao hoặc uy tín có thể tăng thêm sức nặng cho hồ sơ của bạn, nhưng hãy cân bằng với yếu tố đầu tiên: mức độ hiểu biết và khả năng đánh giá ứng viên.
• Nếu nhờ thầy cô viết thư giới thiệu, hãy chọn những người dạy môn chuyên ngành hoặc liên quan tới ngành học tương lai của bạn. (Vậy nên khi đi học hãy chăm chỉ 1 chút và tạo ấn tượng tốt nhé!)

Một số người giới thiệu mà bạn nên cân nhắc:

• Giảng viên hướng dẫn khóa luận/ thực tập tốt nghiệp: Họ theo bạn trong một quá trình dài, nắm được cách bạn làm việc và nghiên cứu để đưa ra đánh giá. Bên cạnh đó, bạn cũng có nhiều cơ hội để xây dựng mối quan hệ.
• Cấp trên trực tiếp quản lý (Direct Manager/ Line Manager): Họ thực hiện các dự án và theo dõi quá trình làm việc của bạn tương đối sát sao, vì vậy sẽ có khả năng đưa ra đánh giá chi tiết hơn các sếp level cao hơn.
• Một chuyên gia/ nhà nghiên cứu mà bạn đã làm việc cùng: Đối với những bạn mong muốn đi theo hướng nghiên cứu, đây sẽ là một lựa chọn tối ưu.

Khi đã xác định được những người giới thiệu phù hợp, hãy liên lạc với họ sớm để họ có thời gian chuẩn bị, nghiên cứu và trao đổi cùng bạn nhé. Hãy thẳng thắn trao đổi với họ về chương trình học bổng/ trường học bạn đang nộp hồ sơ, chiến lược nội dung của bạn (tránh để có 2 lá thư cùng kể 1 câu chuyện) và bạn mong họ có thể hỗ trợ như thế nào cũng như các tài liệu, biểu mẫu nếu có.

Thứ ba, định kỳ liên lạc và cập nhật

Những người bạn chọn có thể sắp xếp thời gian để viết recommendation letter? Xin chúc mừng bạn nhé. Lúc này, hãy lưu ý định kỳ liên lạc với họ để trao đổi những yêu cầu của chương trình, cách viết recommendation letter nếu họ hỗ trợ hoặc cập nhật tình trạng của lá thư nhé.

Bên cạnh đó, bạn cũng nên cập nhật tình hình với họ trong và sau quá trình nộp hồ sơ. Nếu bạn nhận được kết quả tốt, hãy đảm bảo là những người viết thư giới thiệu cho bạn, một phần giúp bạn thành công, là một trong những người đầu tiên bạn thông báo nhé.

Cách viết Recommendation Letter cho những người bận rộn

Trong nhiều trường hợp, người giới thiệu có thể quá bận rộn không thể viết thư cho bạn, hoặc họ chưa quen với việc viết LOR. Vì vậy, đây là hướng dẫn tổng quan về cách viết recommendation letter dành cho bạn và người giới thiệu.

Bước 1: Phân tích và tìm hiểu về chương trình

Vậy chính xác học bổng và chương trình đang hướng đến điều gì và tìm kiếm ai? Bằng cách nhận thức được các hướng dẫn và kỳ vọng của học bổng, bạn có thể đảm bảo lá thư sẽ có định hướng đúng và “nâng tầm” bộ hồ sơ của người được giới thiệu. 

Người được giới thiệu nên cung cấp thông tin về học bổng, sơ yếu lý lịch và những thông tin khác có thể khai thác hoặc định hướng vai trò của lá thư giới thiệu trong bộ hồ sơ học bổng.

Bước 2: Xây dựng câu chuyện

Cách viết recommendation letter hiệu quả là xây dựng câu chuyện bạn muốn kể. Nghĩ về những điểm mạnh nổi bật, những trải nghiệm quan trọng, những trở ngại mà ứng viên đã vượt qua. Làm thế nào để những nội dung đó và những điều người giới thiệu viết có thể kết hợp và nâng tầm hồ sơ của ứng viên?

Lưu ý rằng mỗi lá thư giới thiệu nên làm rõ hoặc kể 1 câu chuyện khác nhau, tôn lên những điểm mạnh khác nhau nhằm xây dựng một hình ảnh đầy đủ, đa góc nhìn về 1 ứng viên.

Bước 3: Mang đến đánh giá và góc nhìn cá nhân

Cuối cùng, cách viết recommendation letter hiệu quả là luôn có những quan sát, trải nghiệm và đánh giá mà người giới thiệu có thể chia sẻ để chứng minh điểm mạnh của ứng viên và câu chuyện của lá thư. Ví dụ, nếu ứng viên nộp đơn xin học bổng nghiên cứu sinh học, hãy nói về biểu hiện và tiềm năng của ứng viên trong quá trình cùng nghiên cứu hoặc xây dựng luận văn.

Bước 4: Xây dựng bức thư

Sau khi đã định hình nội dung và những chi tiết cần có, bạn có thể sắp xếp nội dung bức thư theo các phần sau:

• Một lời chào
• Giới thiệu giải thích mối quan hệ của người giới thiệu và ứng viên
• Phần thân của bức thư nơi người giới thiệu giải thích lý do tại sao bạn tin rằng ứng viên có khả năng và xứng đáng nhận học bổng – Câu chuyện của người giới thiệu
• Một đoạn tóm tắt để nhắc lại và nhấn mạnh những điểm chính của bạn
• Thông tin liên lạc và chữ ký của người giới thiệu

Scholarship EZ hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu hơn về thư giới thiệu (LOR) và có thể xây dựng nền tảng, chiến lược cho bộ hồ sơ săn học bổng của bạn.

Tìm hiểu thêm: Kinh nghiệm săn học bổng chính phủ