Cách viết Recommendation Letter (Thư giới thiệu) trong 3 phần

Trong bài viết trước, Scholarship EZ đã giới thiệu với bạn Những điều cần biết về thư giới thiệu (Letter of recommendation/ Recommendation Letter hoặc LOR). Tuy nhiên, có một vấn đề nhiều bạn thường gặp là người giới thiệu đồng ý sẽ giới thiệu bạn, nhưng chỉ có thời gian để review và kí LOR. Vì vậy, trong bài viết này, Scholarship EZ sẽ gợi ý bạn cách viết recommendation letter hiệu quả trong 3 phần đơn giản nhé.

Những mục chính của lá thư giới thiệu

Thông thường cách viết recommendation letter hiệu quả là luôn cần “customized” (tùy chỉnh và xây dựng) để phù hợp với từng ứng viên, từng chương trình học bổng để có thể trở thành mảnh ghép quan trọng, bổ trợ cho hồ sơ của ứng viên. Tuy nhiên, bạn có thể xây dựng bộ khung của thư giới thiệu theo các mục chính sau:

• Một lời chào
• Giới thiệu giải thích mối quan hệ của người giới thiệu và ứng viên
• Phần thân của bức thư nơi người giới thiệu giải thích lý do tại sao bạn tin rằng ứng viên có khả năng và xứng đáng nhận học bổng – Câu chuyện của người giới thiệu
• Một đoạn tóm tắt để nhắc lại và nhấn mạnh những điểm chính của bạn
• Thông tin liên lạc và chữ ký của người giới thiệu

Cách viết Recommendation Letter hiệu quả, ấn tượng

Như đã đề cập, thư giới thiệu đóng vai trò không chỉ là điều kiện cần của bộ hồ sơ săn học bổng mà còn là cung cấp góc nhìn khách quan, tích cực nhằm xây dựng sự nổi bật, “đa diện” của một ứng viên đối với Hội đồng xét tuyển. Vì vậy, cách viết recommendation letter hiệu quả sẽ có những phần sau cần thực hiện

Brainstorming – Cách viết Recommendation Letter

Vậy, bạn nên đề cập tới điều gì khi viết thư giới thiệu? Là một phần trong bộ hồ sơ săn học bổng, LOR nên được xây dựng và định hướng để có thể bổ trợ, nhấn mạnh và nâng tầm những bài luận cá nhân hoặc bài luận săn học bổng bạn đã viết.

Vì vậy, trong quá trình brainstorm, bạn nên cân nhắc những điều sau để có thể xây dựng định hướng nội dung phù hợp:

• Những điều mà học bổng hoặc chương trình đang tìm kiếm (thông qua thông báo chính thức, yêu cầu của chương trình, những trao đổi với alumni, hoặc tầm nhìn và sứ mệnh của chương trình,…)
• Những điểm mạnh, thành tích ấn tượng và phẩm chất, tiềm năng của ứng viên phù hợp với yêu cầu của chương trình và bạn nên highlight trong lá thư
• Những trải nghiệm trong quá khứ giữa ứng viên và người giới thiệu, quá trình làm việc và trao đổi cùng nhau, đánh giá mà người giới thiệu có thể đưa ra, qua đó khẳng định sự phù hợp giữa ứng viên và chương trình, học bổng
• Những lý do mà ứng viên xứng đáng nhận được cơ hội này (có thể dựa trên nỗ lực, những đóng góp hoặc tiềm năng phát triển trong tương lai,…)

Công thức cho phần mở đầu – Introduction

Thông thường, trong phần mở đầu, người giới thiệu nên đề cập đến các điểm sau:

• Nói rõ người được giới thiệu là ai
• Mối quan hệ giữa người giới thiệu và người được giới thiệu là gì
• Tại sao người giới thiệu có đủ điều kiện để đưa ra đánh giá và đề xuất

Tip nhỏ về cách viết recommendation letter: Nếu người giới thiệu đã làm việc với ứng viên trong những hoàn cảnh khác nhau (có thể vừa là giảng viên chuyên ngành, vừa là cố vấn cho dự án của ứng viên), bạn nên đề cập rõ. Việc này thể hiện người giới thiệu đã quan sát ứng viên hành động trong nhiều hoàn cảnh, môi trường khác nhau, góp phần khẳng định độ tin cậy của những đánh giá của họ.

 Body – Cách viết Recommendation Letter

Trong phần này, dựa vào những thông tin và định hướng đã được brainstorm trong phần trước, phần nội dung chính của lá thư giới thiệu sẽ tập trung trả lời câu hỏi: “Tại sao ứng viên là người phù hợp và xứng đáng nhận được cơ hội (tham gia vào chương trình/ học bổng) này?”

Trong phần đánh giá này, người giới thiệu nên highlight những điểm mạnh và tiềm năng của ứng viên trong bối cảnh liên quan và phù hợp với từng học bổng, chương trình. Một điều quan trọng cần lưu ý trong phần này là kể chuyện và đánh giá chứ không chỉ đơn thuần miêu tả với một vài tính từ ấn tượng.

Ví dụ, nếu đó là một học bổng dựa vào thành tích (merit-based scholarship) hoặc cho một lĩnh vực cụ thể, người giới thiệu có thể nói về câu chuyện mà ứng viên đã nỗ lực tìm tòi, học tập và nghiên cứu, từ đó dẫn tới thành công đã đạt được và tiềm năng phát triển trong tương lai. Việc chỉ nói những từ chung chung như “an intelligent student”, “interested in Robotics” sẽ không gây được ấn tượng và niềm tin vững chắc của hội đồng xét tuyển.

Với phần này, bạn sẽ muốn nói về ứng viên như một một cá nhân nổi bật, có đam mê, động lực và tiềm năng phát triển, đóng góp. Cá nhân này xứng đáng có cơ hội từ chương trình và những nhà tài trợ học bổng. Ngắn gọn hơn, đây là phần bạn chia sẻ về niềm tin vào ứng viên, với hy vọng thuyết phục những người khác cũng tin như bạn.

Phần cuối thư giới thiệu – Cách viết Recommendation Letter

Trong phần này, bạn có thể cung cấp thông tin liên lạc của mình để Hội đồng xét tuyển có thể đặt câu hỏi hoặc xác nhận lại những điều bạn đã viết trong lá thư giới thiệu. Điều này tạo cơ hội để Hội đồng tìm hiểu rõ hơn về ứng viên được đề cử, và đảm bảo rằng tính trung thực của bộ hồ sơ săn học bổng.

Một số lưu ý khi viết thư giới thiệu

Về chiến lược

Bạn không nên có 2 lá thư giới thiệu cùng nói về một vấn đề, ví dụ như cùng một số đặc điểm nổi bật và câu chuyện ví dụ. Đây là một điều rất phí vì bạn chỉ có một số lượng từ giới hạn trong bộ hồ sơ học bổng, vì vậy, mỗi câu chuyện được kể sẽ cần đóng vai trò chủ động trong việc xây dựng hình ảnh ứng viên.

Bên cạnh đó, thư giới thiệu cũng không nên là một phần lặp lại của CV hay những nội dung trong bài luận mà bạn đã viết. Nên tận dụng cơ hội này để “nâng tầm” bộ hồ sơ.

Về nội dung

Có lẽ bạn đã nghe đến “show, don’t tell” – lời khuyên mà Scholarship EZ tin rằng luôn có thể áp dụng dù từ bài luận cá nhân tới cách viết recommendation letter. Một lá thư giới thiệu mang lại hiệu quả khi nó có thể khơi gợi cảm xúc, sự quan tâm của người đọc, và cách tốt nhất, đáng tin cậy nhất chính là kể chuyện.

Thay vì liệt kê các tính từ trong lá thư giới thiệu, một câu chuyện bổ trợ cho những đánh giá của người giới thiệu sẽ gây ấn tượng, đáng nhớ và cũng đáng tin hơn. Ví dụ, thay vì nói ứng viên là một nhà lãnh đạo quyết đoán, chủ động và nhạy cảm, hãy nói về việc ứng viên đã giúp đội/ nhóm của họ vượt qua khó khăn trong dự án như thế nào.

Về diễn đạt

Cách viết recommendation letter tốt là sử dụng những từ ngữ mạnh mẽ, được chọn lọc và có độ tin tưởng, độ chắc chắn cao. Ví dụ, nếu hội đồng xét tuyển đang tìm kiếm những ứng viên “nổi bật”, có thành tích đặc biệt ấn tượng và tiềm năng khai thác nhưng trong lá thư giới thiệu chỉ đánh giá dừng lại ở “tương đối tốt” thì LOR sẽ không thực sự tạo ấn tượng và hỗ trợ được những phần còn lại của bộ hồ sơ.

Nếu bạn không thể hiện được niềm tin vào khả năng của ứng viên, bạn sẽ khó lòng mà thuyết phục hội hồi xét tuyển có sự tin tưởng tương tự để trao cho họ học bổng hoặc cơ hội tham gia chương trình.Vì vậy, việc sử dụng ngôn từ và chuyển ý cần đặc biệt lưu ý trong quá trình hoàn thiện LOR để góp phần tạo ảnh hưởng tới thành công của bộ hồ sơ.