Trình bày powerpoint và thuyết trình báo cáo thế nào?

Cùng Scholarship EZ tìm hiểu những mẹo trình bày powerpoint và một bài thuyết trình thu hút nhé! Hy vọng bài viết này sẽ giúp các bạn sinh viên sắp báo cáo môn học, báo cáo thực tập… tránh được nhiều lỗi ^^

Chuẩn bị dàn ý trước khi trình bày powerpoint

Bước đầu tiên, cũng là bước quan trọng nhất trước khi bắt đầu làm bất cứ việc gì, chính là lập kế hoạch. Lập dàn ý giúp bạn xác định rõ phạm vi trình bày trong bài thuyết trình (để tránh lan man), xác định rõ bố cục và thứ tự nội dung cần gửi đến người đọc/ người nghe

Theo anh Huỳnh Lời, một bài trình bày báo cáo bao gồm:

• Slide 1: Tiêu đề và các thông tin về tác giả trình bày, nơi và thời điểm trình bày
• Slide 2: Liệt kê những nội dung báo cáo (tạm hiểu là mục lục)
• Slide 3 trở đi: Các nội dung: bao gồm tiêu đề và text.

Ví dụ: Bài báo cáo nhóm về cây Lạc tiên (Passiflora foetia L. Passifloraceae.)
Nội dung bao gồm:
Thực vật học: Tên Việt Nam, tên khoa học, mô tả, phân bố, sinh thái
Hóa học: Flavonoid (vitiexin, isovitexin…), alkaloid
Bộ phận dùng
Tác dụng dược lý (An thần, chống oxy hóa..)
Công dụng
Các chế phẩm
Cách làm như sau:

• Slide trước áp cuối: tóm tắt nội dung (nếu có)
• Slide áp cuối: Tài liệu tham khảo viết đầy đủ (tuy nhiên, Scholarship EZ khuyến khích các bạn vẫn viết các tài liệu tham khảo cụ thể vào mỗi slide để người đọc dễ theo dõi)
• Slide cuối: Lời cám ơn.

Đôi điều về thao tác trong powerpoint

Bước 1: Mở Microsoft Powerpoint: Chỗ “Click to add title” gõ thành “Báo cáo cây Lạc tiên”, chỗ “click to add subtle” gõ tên các sv trong nhóm, copy box này và paste ra thêm 2 box nữa để ghi tên trường, nơi báo cáo, ngày báo cáo, đổi màu chữ, không cần đổi font.

Bước 2: Bấm vào Home → New Slide (chọn kiểu Title and content). Slide naỳ làm nội dung báo cáo. Chỗ Click to add title” gõ thành “nội dung báo cáo” và “click to add text” gõ các nội dung: Thực vật học, hóa học, …

Bước 3: Bấm vào Home → New slide (Ctr+M) sẽ có slide thứ 3. Gõ Tên VN, Tên khoa học, Mô tả. Trong phần Mô tả (level 1) có 3 mục con (level 2) là Dây, Lá, Hoa thì tô chọn 3 mục con này và dùng phím Tab đẩy vào hay dùng nút có mũi tên thụt vào như hình dưới

Để tiếp tục slide thực vật học, có thể nhằp chuột phải vào slide và chọn Duplcate Slide. Làm tương tự cho các phần còn lại.

Bước 4: Định dạng các slide.

Làm Master Slide: Master Slide có chức năng mặc định cho tất cả Slide của bạn có cùng kiểu. Chọn View → Master →  Slide Master. Chọn “Click to edit Master title style” màu đỏ, bold, “Edit Master text styles” màu xanh, “Second level” màu tím, “Third level” màu vàng thẩm. Sau đó đóng Master Slide lại tất cả đều cùng định dạng. Để làm số trang, trong Master Slide, chọn Insert Header and footer, chọn Slide Number và chọn apply to all. Tuy nhiên phải tăng size lên dễ thấy.

Sau đó đóng Master View thì tất cả các slide cùng 1 kiểu.

Lưu ý khi copy và paste: Khi copy từ 1 nguồn nào đó (vd từ file word khác hay trên pdf hoặc trên mạng vào bài, hãy chọn chế độ “Keep text only”, khi đó văn bản đã được đưa vào bài với định dạng đã tạo trong master slide. Nếu muốn giữ định dạng của file nguồn, chọn “Keep source formatting”, kiểu paste này thường dùng khi copy từ 1 ppt đã định dạng sẵn qua ppt mới.

Chèn hình bằng Insert → Picture → From file In Handout: chọn print pdf, trong printer property chọn 4 slides trên 1 trang.

Làm hiệu ứng khi chuyển Slide: chọn Slide show → Slide transition, chọn kiểu cho nó.

Làm hiệu ứng cho nội dung trong slide: bạn muốn dòng chữ xuất hiện mỗi khi click chuột, chọn Slideshow → Slide animation, rồi chọn kiểu xuất hiện, nếu chọn chi tiết cho từng kiểu, vào Slide show → Custom animation, add effect. Slide cuối cùng ghi tài liệu tham khảo theo quy định của Bộ Giáo Dục.

Một số mẹo trình bày powerpoint

Công cụ Format Painter (Hình cây chổi bên trên của Word) là công cụ để copy dạng format, vd: bạn đã có mục “8. Xử lý hình ảnh với Photoshop” có format là heading 1, numbering tự động, bạn muốn có “9. Mẹo vặt” có format tương tự bạn để con trỏ vào chỗ “8. Xử lý …”, bấm vào biểu tượng Format Painter, rồi bấm vào chỗ “9. Mẹo vặt” thì chỗ này được format y chang chỗ 8.

Co chữ trong Paragraph: thỉnh thoảng 1 vài chữ nhảy xuống chiếm 1 dòng phí quá hay gây mắc cười như “Cây này thuộc họ Cà” rồi sang trang khác thấy chữ “phê” hay “anh đi công tác Plây” rồi thấy chữ “ku” nằm ở dưới. Để khắc phục, đánh dấu paragraph, vào Format → Font → Character spacing → Spacing → Condense → chọn khỏang 0.1 pt rồi nâng dần lên đến khi chữ nhảy lên là vừa.

Update field bị Error: do link của bạn bị mất hay phần mềm đọc của bạn chưa cài đặt. VD công thức được vẽ trong ChemDraw, khi copy và paste vào bài, thỉnh thỏang bị báo lỗi khi update field, khi ấy bạn phải vẽ lại hay copy công thức rồi paste vào paint, lưu file rồi insert vào, cách này có nhược điểm là hình bị nổ do thay đổi chấm điểm.

Các phím nóng thông dụng
Khi chuột của bạn bị mèo nuốt, bạn xài phím tắt, các chữ trên thanh công cụ đều có dấu gạch dưới dưới 1 chữ cái, bạn kết hợp phím Alt+chữ cái đó để mở đơn lệnh, VD muốn mở đơn lệnh file thì dưới chữ File có gạch dưới chữ F bạn mở nó bằng phím Alt+F (tương tự E cho Edit, I cho Inset, A cho table).

Các phím tắt thông dụng

Ctrl+A Chọn tòan bài

Ctrl+D Mở Font

Ctrl+Home Về đầu bài

Ctrl+C Copy

Ctrl+G Tới trang

Ctrl+End Về cuối bài

Fn+End Về cuối dòng

Ctrl+V Paste

Ctrl+L Canh trái

Shift+F3 Chữ thường -> hoa

Ctrl+X Cắt

Ctrl+R Canh phải

F1 Help

Ctrl+Z Undo

Ctrl+E Canh giữa

F2 Lưu

Ctrl+F Tìm

Ctrl+J Canh đều

F4 Lặp lại

Ctrl+H Thay thế

Ctrl+O Mở file

Alt+F4 Exit

Ctrl+B In đậm

Ctrl+Q Xóa định dạng

Alt+Tab Chuyển panel trong window

Ctrl+I In nghiêng

Ctrl+P In

Ctrl+U Gạch dưới

Ctrl++ Subscript (X2)

Ctrl+N Mở mới word

Ctrl+Shift++ Superscipt (X²)

Ctrl+S Lưu

Ctrl+F4 Close

Một số lưu ý khi trình bày powerpoint

a. Màu chữ, font chữ, nền

‐ Nền cho slide phải tương phản với chữ: nền xanh chữ trắng, vàng, đỏ, nền trắng thì chọn được nhiều màu chữ hơn. Nền trắng chữ đen thì “tang tóc” quá.
‐ Font chữ chọn chữ không có chân (Sans Serif, Arial, Calibri, Tahoma…).

b. Cỡ chữ

‐ Tựa đề (Title): 35 – 45.
‐ Text: 18 – 30. Nếu Arial: 18 hay 20; Calibri: 25 hay 30 mới dễ đọc.

c. Số lượng chữ trên slide

Nguyên tắc n x n (5 dòng mỗi dòng 5 chữ, 6 dòng mỗi dòng 6 chữ) tối đa nên 6 dòng.

Nếu slide ít dòng thì giãn dòng cho chữ đầy slide, đừng để slide bị trống.

Đừng viết như văn bản word, chọn những từ khóa. Vd: “Loãng xương là một bệnh với đặc điểm mật độ xương suy giảm dẫn đến gia tăng nguy cơ gãy xương” thành “Loãng xương: mật độ xương ↓  nguy cơ gãy xương ↑”. Vd: “thành phần hóa học cây Sen có alkaloid là nuciferin” thành: “Alkaloid: nuciferin”, thêm hình công thức nuciferin vào.

d. Cần thông điệp chính trên slide

Mỗi slide cần một vài thông điệp chính cần phải nhấn mạnh, nên cần gạch duới các từ chính hay đánh dấu khoanh bằng ký hiệu hay mũi tên làm nổi bật thông tin.

e. Chất lượng thông tin cần phong phú

Không đưa hình ảnh gây nhiễu hay rối không liên quan nội dung. Hình ảnh minh họa tốt hơn chữ: Vd: công thức hợp chất minh họa tốt hơn tên hợp chất, bản đồ sẽ tốt hơn ghi tên địa điểm, tuy nhiên hình ảnh gây chiếm chỗ.

Video clip nên ngắn và minh hoạ cho nội dung.

Biểu đồ tốt hơn bảng và bảng tốt hơn ghi thành dòng.

f. Không dùng hoạt hình (animation) quá nhiều gây “chóng mặt”

g. Slide cần có tài liệu tham khảo ở chân trang

Dạng [Tác giả. Năm] và số slide (slide number) ở chân trang để tiện theo dõi và đễ quay lại nội dung ở slide nào khi thính giả đặt câu hỏi. Slide cuối là tài liệu tham khảo ghi đầy đủ.

Một số lưu ý khi thuyết trình

Phải tập trình bày trước với bạn bè, thầy cô để được góp ý và cần nói nội dung gì, cần nhấn mạnh điểm nào trên slide.

a. Không đọc slide

Nhiệm vụ của diễn giả là nói chuyện với khán giả, gây một ấn tượng phản cảm, vì khán giả nghĩ rằng diễn giả chỉ nói những gì ai đó đã soạn.

b. Phải tập dùng laser pointer

Để chỉ đến những chỗ đang nói hay cần nhấn mạnh.
Không quơ laser pointer trên trần nhà hay chỉ vào …khán giả.

c. Không nói quá giờ

Một ước tính quan trọng là mỗi slide trung bình tốn 1 phút. Do đó, nếu bài báo cáo 15 phút thì diễn giả chỉ nên có 15 slides, hay tối đa là 20 slides.

d. Điệu bộ khi trình bày

Nhìn huớng bao quát phòng về phía khán giả.

Làm điệu bộ: Vd: Cao (nhón chân), thấp (hạ người và tay xuống thấp), nhỏ, to, bay lên cao…

Lời nói cần ngữ điệu, không nói “đều đều”

e. Khuyến khích, khích lệ người nghe

‐ Đặt câu hỏi và yêu cầu khán giả đặt câu hỏi

‐ Đố vui có thưởng nhỏ (duới…1 tỷ)

‐ Lôi kéo khán giả làm việc nhóm (ghép hình, ghép câu)

Nguồn tham khảo

[1] Huỳnh Lợi, CÁCH TÌM TÀI LIỆU VÀ FORMAT BÁO CÁO, LUẬN VĂN, LUẬN ÁN, link

[2] Nguyễn Văn Tuấn, Những sai sót phổ biến trong trình bày powerpoint, link

---

Nếu bạn quan tâm đến phát triển bản thân để nộp học bổng du học hay bất kì chương trình quốc tế nào, hãy tham khảo các khóa học của Scholarship EZ nhé