Cách xin tài trợ: Đừng “xin”, hãy bán gói tài trợ!

Thời điểm này là dịp có khá nhiều các CLB sinh viên gửi hồ sơ mời Scholarship EZ tài trợ cho các sự kiện sinh viên. Tuy vậy, trong các bản hồ sơ tài trợ gửi đến, có nhiều bản được đầu tư, chỉn chu và rất thuyết phục nhưng lại có những hồ sơ mắc các lỗi cơ bản mà có thể sửa rất nhanh. Vì vậy, với bài viết này, chị Vũ Phương, Founder của Scholarship EZ, mong muốn chia sẻ góc nhìn của một người đã từng được mời tài trợ để từ đó, hy vọng các bạn sẽ rút ra được kinh nghiệm và có cách “xin tài trợ” hiệu quả hơn và thành công phát triển chương trình của mình.

1. Định giá đúng chương trình của mình, không copy cat mức tài trợ của những chương trình khác.

Có một lần nọ, một em sinh viên gửi lời mời tài trợ đến mình với con số rất trên trời: 40 triệu cho một chương trình chỉ khoảng 100 – 150 người tham dự.

Mình liền hỏi em rằng: “Bây giờ chị em mình cũng giải toán nhé: chương trình của em có 150 người tham dự, giả sử chị đồng ý làm nhà tài trợ của em, thì chương trình của em có 2 NTT thuộc lĩnh vực như của chị. Vậy cứ cho khả năng lí tưởng nhất là 150/150 bạn tham dự đó đều quan tâm và dều có nhu cầu sử dụng dịch vụ của chị, thì chị sẽ phải chia đôi miếng bánh cho nhà tài trợ kia nữa. Vậy thì về cơ bản chị đã trả 40 triệu chỉ để tiếp cận đến 50 bạn. Trong khi chị chạy ads 1 triệu thôi có khi đã reach gấp chục lần số đó rồi. Vậy thì tài trợ cho các em chị lợi hơn ở chỗ nào?”.

Và em ấy đã không trả lời được câu hỏi đó. Lúc đó mình cảm thấy như bản hồ sơ tài trợ kia hình như các em ấy đã copy của các chương trình khác, rồi áp vào dự án của mình mà không để ý rằng mỗi chương trình có một giá trị khác nhau. Và đó không phải là cách các bạn tiếp cận việc “xin tài trợ”. Mình không làm kinh tế, mình cũng chẳng biết làm các công thức phức tạp để tính ROI, nhưng mình sẽ không đầu tư vào một sản phẩm mà chính những người tổ chức cũng không hiểu nó đáng giá bao nhiêu.

2. Đảm bảo chắc chắn 100% rằng bạn có thể cho Nhà Tài Trợ (NTT) những gì, trước khi viết nó vào hợp đồng

Đợt vừa rồi, thực sự bất đắc dĩ, mình đã phải chấm dứt hợp đồng với 1 chương trình. Mình biết rằng mình cũng chỉ hơn các em vài tuổi thôi, nên hiểu rằng các em còn trẻ, còn thiếu kinh nghiệm. Tuy nhiên mình không nghĩ rằng tiền của Scholarship EZ là thứ các em được đem ra dùng để thử nghiệm, để sai và sửa vì mọi thứ đều đã được quy định trên hợp đồng.

Các em là sinh viên nên mình hiểu sự kiện chịu sự chi phối rất lớn của các thầy cô trong Đoàn, Hội. Có những quyền lợi có vẻ đơn giản như “In logo vào phông nền”, “Đặt bàn tư vấn”, “Phát tờ rơi quanh khu vực diễn ra sự kiện” thực sự lại không dễ dàng xin được sự đồng ý như các bạn tưởng.

Các bạn có thể nghĩ mình tàn nhẫn với các em sinh viên trẻ người non dạ. Nhưng các bạn thử tưởng tượng mua một gói bimbim trông hấp dẫn thật sự, rồi về nhà mở ra số bimbim nó chỉ bằng 1/3 cái lượng in trên bao bì thì thử hỏi các bạn cảm thấy thế nào?

3. Chuẩn bị kế hoạch Truyền thông và thành tựu qua các năm.

Không biết các bạn học sinh, sinh viên có bao giờ tự đặt câu hỏi cực kì cơ bản: thế tại sao người ta lại phải bỏ tiền để tài trợ cho chương trình của mình không?

Mình nghĩ rằng phải đến 70 – 80% một tổ chức nào đó bỏ tiền ra để mua một gói tài trợ là vì họ muốn thông qua chương trình của bạn reach đến tập khách hàng tiềm năng của họ – đồng thời cũng chính là khán giả/người tham gia/… của chương trình đó. Với nhiều doanh nghiệp, ngân sách dành cho các bạn chính là một phần ngân sách marketing của họ, và vì vậy, bạn sẽ cần có cách “xin tài trợ” và tiếp cận phù hợp.

Vì vậy họ cũng muốn có một sự đảm bảo rằng, các bạn có khả năng thu hút được một tập khách hàng tiềm năng có số lượng và chất lượng như họ mong muốn. Với những chương trình có tiếng, lâu năm và số lượng và chất lượng người tham gia đồng đều qua từng năm thì mình không nói. Nhưng số này thực sự ít, và mình nghĩ rằng hầu hết các chương trình, nhất là các chương trình mới, nên có kế hoạch Truyền thông rõ ràng để dễ thuyết phục các nhà tài trợ. Ngoài ra các bạn cũng nên chứng minh tiềm năng chương trình bằng các thành tựu của Câu lạc bộ, hoặc của các chương trình khác được tổ chức bởi CLB mình.

4. Mời tài trợ trước khi diễn ra chương trình thật sớm

Các sự kiện cần có thời gian để lên kế hoạch, do đó bạn nên bắt đầu sớm để tránh căng thẳng và trục trặc vào phút cuối. Các nhà tài trợ tiềm năng cũng tương tự thôi: Họ bận rộn và có nhiều thứ khác phải quan tâm cho doanh nghiệp của họ. Vậy nên điều quan trọng là bạn phải liên hệ trước với họ và cho họ thời gian (tối thiểu vài tuần) để xem xét yêu cầu của bạn. Đây là một cách khác để thể hiện bạn là người nghiêm túc và chuyên nghiệp. Yêu cầu vào phút cuối sẽ khiến hình ảnh của bạn thiếu chuyên nghiệp, và cũng khiến cho doanh nghiệp cảm thấy dường như họ là sự lựa chọn cuối cùng – không danh giá chút nào.

5. Duy trì mối quan hệ với NTT, kể cả khi chương trình đã kết thúc

Mình đã từng liên lạc với 1 sự kiện mà mình đã từng là NTT Vàng cách đây không lâu để hỏi về việc đăng 1 bài post hỗ trợ truyền thông. Mình nhận ngay được câu trả lời hết sức vô cảm rằng “không được đâu chị ạ” với lí do fanpage đã kín lịch. Vấn đề mình muốn nhấn mạnh nằm ở thái độ chưa trân trọng đối với đối tác. Nếu bạn ấy có cách hồi âm thiện chí, khéo léo hơn thì Phương hoàn toàn vui vẻ. Cái khó của người làm đối ngoại là dù từ chối cũng không khiến người khác phật lòng, đó là cách chăm sóc khách hàng và cũng là cách xây dựng mối quan hệ lâu dài.

Mình nghĩ rằng hiện nay rất nhiều công ty phải đầu tư những khoản tiền lớn để giữ chân, xây dựng lòng trung thành nơi khách hàng bằng dịch vụ, bằng hậu mãi, v.v. Nhiêu đó cũng đủ để hiểu làm dịch vụ, xây dựng mối quan hệ khó khăn và tốn kém tới mức nào. Vậy nên mình nghĩ các CLB cũng nên có mindset như vậy với nhà tài trợ, coi họ như khách hàng của mình và không nên đối xử thiếu trân trọng sau bao công sức các bạn mời được họ về. Chi phí để kiếm một khách hàng mới cao hơn nhiều chi phí để khiến khách hàng cũ quay lại và mua hàng của bạn. Vì vậy hãy nhìn xa, nhìn rộng hơn cho nhiều năm về sau nhé, giữ được các nhà tài trợ “chiến lược”, các nhà tài trợ “quan trọng” quay lại là cách “xin tài trợ” có hiệu quả về chi phí nhất.

Lời kết: Tại sao mình để đầu đề với ý tưởng là cần thay chữ “xin” bằng chữ “bán”. Đơn giản là vì, không ai… xin được của ai cái gì cả. Mối quan hệ Người làm chương trình – Nhà Tài trợ là mối quan hệ win – win, mối quan hệ giữa người bán và người mua. Giá trị chương trình của bạn là thứ mà nhà tài trợ bỏ một số tiền nào đó ra để mua lại. Vì vậy nên mình mong các bạn tập trung xây dựng được những giá trị thật lâu dài, bền vững, hữu ích cho nhà tài trợ (khách hàng), và đối xử với nhà tài trợ như những khách hàng – những người sẽ đem lại lợi ích về mặt tài chính cho tổ chức của bạn.

Chúc các bạn thành công.

Yêu thương,
Phương.